آئين نامه داخلی هیات امنای نهاد مردمی

مصوب نشست ۱۶ فوریه  ۲۰۱۴ هیات امنا

  

بخش یکم : شناسه

هیات امنای نهاد مردمی بعنوان بالاترين مرجع حقوقی وبرگزيده ازسوی اعضای اين نهاد خود را متعهد به هدف واصول پنجگانه نهاد مردمی دانسته وخود را ملزم به نظارت واطمينان از اجرای درست امور و مناسبات درونی و بيرونی نهاد بمنظور پيشبرد هدف و اصول نهاد مردمی براساس آئين نامه مصوبه نهاد مردمی ميداند.

 

زیر بخش 1-1- اعضای هیات امنا

 

1.     وظایف اعضای هیات امنا 

  شرکت در جلسات  آموزشی و توجیهی‌ برای آموزش استفاده از سایت نهاد مردمی و آشنایی  با  ساختار  نهاد مردمی 

2.     هیات رئیسه هیات امنا شامل رئیس، دبیر و خزانه دار میباشد که در اولین جلسه هیات امنا با اکثریت آرا انتخاب می شوند.

 

2.1.                      وظایف رئیس هیات امنا

2.1.1.  ناظر بر امور قانونی  نهاد مردمی در کشور هایی که نهاد مردمی در آن کشور ها ثبت شده است

2.1.2.  ارجاع مسئولیت نظارت بر بخش های مختلف ساختار نهاد مردمی به دیگر اعضای هیات امنا

2.1.3.  اداره جلسات هیات امنا. رئیس هیات امنا میتواند که در هر زمان مسئولیت  اداره جلسه را به عضو دیگری از هیات  امنا ارجاع کند.

2.1.4.  اختیار حذف و اضافه کردن موارد  به دستور جلسات هیات امنا .

2.1.5.  تعیین سقف زمانی‌ جلسات هیات  امنا.

2.1.6.  اختیار اعلام  محرمانه و بسته بودن جلسات هیات امنا. 

2.1.7.  اعضای هیات امنا میتوانند که با رائ اکثریت اعضای حاضر در جلسه  تصمیمات اتخاذ شده توسط رئیس هیات امنا را تغییر دهند. 

  

2.2.                      وظایف دبیرهیات امنا

2.2.1.  اداره جلسات هیات امنا در غیاب رئیس هیات امنا.

2.2.2.  دریافت پیشنهادات دستور جلسه ای اعضای هیات امنا همراه با گزارش توجیهی‌ هر دستور جلسه .

2.2.3.  ارسال نسخه‌ نهایی دستور جلسات به دیگر اعضای هیات امنا .

2.2.4.  انتشار نسخه‌ نهایی دستور جلسات در تقویم سایت نهاد مردمی .

2.2.5.  ناظر بر و در نهایت مسئول ضبط شدن گفتگوهای جلسات و آرشیو جلسات باز و در بسته هیات امنا.

2.2.6.  مسئول تهیه و تدوین گزارش جلسات هیات امنا و فرستادن گزارش جلسات به هیات امنا برای تصویب .

2.2.7.  مسئول پی گیری انتشار گزارش جلسات مصوب هیات امنا .

 

2.3.                     وظایف خزانه دار هیات امنا

2.3.1.  ارائه گزارش وضعیت مالی‌ نهاد به هیات امنا .

2.3.2.  پی گیری ارسال اظهار نامه مالیاتی سالانه نهاد مردمی به ادارات مالیاتی کشور هایی که نهاد در آنها به ثبت رسیده است .

 

 

بخش دوم : مناسبات درونی هیات امنا

 

زير بخش 1-2 : قوانين برگزاری جلسات

توضيح :  جلسات در تالارهای مجازی که ازقبل در دستور جلسه مشخص می شود برگزار می گردد. بندهای مربوط به حد نصابها دررای گيری تنها ازطريق تصويب تغييرات درآئين نامه امکان پذير است.

 

1.                 جلسات عادی هیات امنا هر ماه یکبار در روز و ساعت مورد توافق حداقل ۴ عضو هیات امنا تشکيل میگردد. زمان وروز تعيين شده هر سه ماه يکبارميتـواند به درخواست يکی ازاعضای هیات امنا مورد بررسی مجدد قرارگيرد. زمان و روز جلسه فوق العاده به دعوت رئیس هیات امنا و یا به دعوت یکی از اعضای هیات و تائید  ۳ عضو دیگر مشخص می‏شود. درمواقعی که به تشخيص رئیس هیات امنا موردی برای درنظرگرفتن نيست ويا امکان برگزاری جلسه به دليلی نيست تشکيل جلسه ميتواند به تعويق بيفتد.

2.                 جلسات هیات امنا، در تالار مجازی کلید دار تشکیل میگردد. کد ورود به تالار حد  اقل  ۱۵ دقیقه قبل از تشکیل جلسه از سوی دبیر هیات امنا با ایمیل به اطلاع اعضا و میهمانان می رسد. اين مورد با توجه به پيشرفت تکنولوژی وتوانائيهای نهاد ميتواند تغيير يابد ونوع نرم افزار برگزاری جلسات بايد در دستور هرجلسه قيد گردد.

3.                 دستورجلسه بتوسط دبیر هیات امنا براساس این آئین نامه تنظیم وتا ۲۴ ساعت قبل از تشکیل جلسه عادی با ایمیل به اطلاع اعضای هیات امنا میرسد. در جلسات فوق العاده دستور جلسه همان خواهد بود که جلسه فوق العاده برای آن مورد یا موارد تشکیل می گردد.

4.                 جلسات عادی و فوق العاده هیات امنا با حضور حداقل ۴ عضو رسمیت می‏یابد، دستور جلسه به ترتیبی که موافقت می شود مورد بررسی قرار گرفته و پیشنهادات با رأی موافق چهار عضو هیات تصویب خواهد شد مگر برای مواردی که در این آئین نامه نصاب آرای دیگری تعیین شده باشد.

5.                  رئیس جلسه زمان گفتگو برای هرمورد از دستور جلسه را تعیین و اعضا موظف به رعایت این زمان میباشند. برای گرفتن نوبت صحبت عدد ۵ و برای تذکر عدد ۹ تایپ می شود. حد اکثر زمان برای تذکر(۹) یک دقیقه خواهد بود.

6.                 درابتدای هرجلسه گزارش جلسه قبلی که بتوسط دبیر هیات امنا تدوين وارائه  ميگردد بايد بررسی، درصورت نياز تغييرات لازم داده شده، ومورد تائيد اکثريت حاضردرجلسه قرار گيرد. اين درمورد گزارشات جلسات  دربسته هم صادق است وارائه آن بايد درجلسه دربسته انجام گردد.

7.                 درگزارش هرجلسه تاريخ، نوع نرم افزار برگزاری جلسه، نام حاضرين، غائبين و رئيس جلسه درج می گردد.

8.                 برای سهولت در تنظیم و بازبینی گزارش جلسات و همچنین انتشار صدای جلسات رسمی و آشکارهیات امنا در سامانه نهاد، جریان کامل گفتگوهای هرجلسه توسط یکی از حاضران در جلسه ، ضبط و در بخش آرشیو هیات امنا در سامانه منتشر و بایگانی خواهد شد.  بخش های دربسته جلسات نیز ضبط می شود ولی در سایت منتشر نخواهد شد  و در گزارش جلسه هم منعکس نمی گردند بلکه بعنوان اسناد تاریخی درقسمت آرشيو محرمانه نهاد بايگانی می شوند.

9.                 گزارش نوشتاری هر جلسه در اولین فرصت پس از تصویب آن توسط هیات امنا و گزارش شنیداری هر جلسه حد اکثر بعد از ۲ ماه در سایت نهاد منتشر می شود.

10.            اعضای شورای اجرائی ، مشاوران منتخب هیات امنا و اعضای گروه نظارت بر انتخابات می توانند درصورت تمایل ويا به دعوت هیات امنا در جلسات آشکار هیات امنا و به تشخيص رئیس جلسه درجلسات دربسته بدون حق رای حضور داشته باشند. مشاوران و اعضای شورای اجرائی منحصرا در پاسخگوئی به سئوالات مطروحه از آنان ويا به تشخيص رياست جلسه حق صحبت دارند.

11.            حضور اعضای هیات امنا در جلسات رسمی عادی الزامی است و عدم حضور هریک از آنان در جلسات مذکور در گزارش جلسه قید خواهد شد. در جلسات فوق العاده حضور اعضائی که با تشکیل جلسه فوق العاده موافقت نموده اند الزامی است.

12.            اعضاء هیات امنا موظفند عدم حضور خود را حداقل ۲۴ ساعت قبل از تشکیل جلسه هیات امنا به دبیر هیات امنا اطلاع دهند( به جز در موارد اضطراری و غیر قابل پیش بینی).

13.            با توجه به تعهد هریک از اعضای هیات امنای نهاد مبنی بر اختصاص حد اقل ۱۵ ساعت در هفته به فعالیت های هیات، ضروری است ساعات و دفعات غیبت هریک از اعضا از جلسات هیات امنا توسط دبیر یادداشت  و در صورتی که به سه جلسه متوالی و یا پنج جلسه متناوب رسید برای اتخاذ تصمیم مقتضی به هیات امنا گزارش مينماید.

14.            هر پیشنهادی که در ارتباط با بررسی موردی در دستور جلسه از سوی یکی از اعضا ارائه می شود، چنانچه از سوی یک عضو دیگر تائید گردد پس ازشنیدن نظرات حداقل یک موافق و یک مخالف، بلافاصله به رای گذاشته می شود. به پیشنهادات خارج از دستورجلسه در زمان باقی مانده در پایان جلسه رسیدگی می شود و در غیر اینصورت با تایید رئیس جلسه به دستور جلسه نشست بعدی انتقال می یابد.

15.            هرپیشنهادی که رد می شود می تواند حد اقل پس از سه جلسه عادی، دوباره در دستور کار جلسه هیات امنا قرار گیرد.

16.             گزارش جلسه شامل مصوبات جلسات هیات امنا ميباشد وحد اکثر پس از ۳ روز توسط دبیر تنظیم و نوشته می‏شود و به همه اعضای هیات امنا ارسال می گردد و پس ازتصويب آن در جلسه آینده جهت انتشار درسامانه ارسال می شود.

17.              مصوبات هر جلسه لازم الاجرا می‏باشد.

18.            موضوعات و پیشنهادهائی که امکان بررسی و تصمیم گیری در باره آنها در یک جلسه نیست خود بخود به دستور جلسه بعدی انتقال مییابد.

19.             در ابتدای هر جلسه  و حداکثر در ۱۰ دقیقه افزودن مورد و یا مواردی فوری و ضروری خارج از دستور جلسه ، با تایید رئیس جلسه و یا رای موافق اکثریت اعضای حاضر در جلسه امکان ‏پذیر است.

20.            در صورتیکه موضوع دستور جلسه ای در حیطه وظائف یک عضوهیات امنا باشد ، در صورت عدم حضور وی در آن جلسه وبا تأیید اکثریت اعضای حاضر موضوع از دستور جلسه حذف و به جلسه بعدی موکول خواهد شد.

21.             هر کدام از اعضای  هیات امنا در صورت عدم حضور در جلسه میتواند نظر خود را در موارد دستور جلسه، بصورت مکتوب به همه اعضای هیات امنا اعلام نماید تا نظر وی در جمع‏بندی منظور شود.

22.           شیوه رای گیری در جلسه مجازی بشرح زیر میباشد:

اول- با اعلام رئیس جلسه رای گیری آغاز می شود

دوم- رئیس جلسه متن مورد رای را میخواند.

سوم- موافقان رقم 2 و مخالفان رقم 0 را تایپ میکنند و یا اینکه در میکروفن موافق یا مخالف بودن خود را اعلام می کنند.

چهارم- رئیس جلسه آرا را شمارش و نتیجه را مبنی بر تصویب و یا رد مورد،  اعلام می نماید

23.           در موارد فوری و ضروری هریک از اعضای هیات امنا می تواند متن پیشنهادی را همراه با توجیه آن برای رای گیری از طریق ایمیل به تمامی اعضای هیات امنا ارسال نماید. دبیر هیات امنا پس از دریافت آرای موافق همه ی اعضا ظرف ۲۴ ساعت ، متن پیشنهادی را بعنوان مصوبه هیات امنای نهاد مردمی به آگاهی همه اعضای هیات امنا می رساند و مراتب به گزارش آخرین جلسه هیات امنا اضافه می شود.

24.            مصوباتی که مربوط به امورخارج ازهیات امنا ميباشد بتوسط دبیر هیات امنا، بلا فاصله برای به اجرا گذاشتن به شورای اجرائی نهاد ابلاغ ميگردند. رئیس شورای اجرائی تنها مقام اجرائی پاسخگو درمقابل هیات امنا ميباشد.

 

 

زير بخش 2-2 : تنظيم مناسبات قانونی وارتباطات هیات امنا

1.                 در اولین جلسه عادی بعد از هر انتخابات ، اعضای هیات امنای جدید  نسبت به انتخاب و یا ابقای رئیس ، دبیرو خزانه دار هیات امنا ازبين اعضای هیات امنا تصمیم گیری می نمایند. براساس اين تصميم گيری هیات امنا اقدام به انجام تغييرات قانونی لازم درثبت نهاد مينمايد.

2.                 کلیه عناوین افتخاری که هیات امنا برای قدردانی از هموندان فعال ، شایسته و ارزشمند اعطا می نماید طی موجودیت نهاد مردمی و تا  زمانی که لغو نشده است، ‌اعتبارخواهند  داشت.

3.                 برای تشویق و ترغیب پشتیبانان با شخصیت حقیقی نهاد مردمی برای نامزدی در انتخابات هیات امنا، رئیس هیات امنا در هر نشست عادی و آشکار از تعدادی از پشتیبانان برای حضور در جلسه هیات امنا دعوت بعمل می آورد تا آنها نسبت به چگونگی روند گفتگوها و تصمیمات در این جلسات آشنائی پیدا کنند.

4.                 سخنگوی رسمی نهاد که از سوی شورای اجرائی برگزیده واز سوی هیات امنا تایید می شود درتمامی جلسات هیات امنا بدون حق رای ميتواند وانتظارميرود که حضورداشته باشند.

 

5.                 هیچ یک از اعضای هیات امنا نمی‏تواند به عنوان نمایندگی از سوی نهاد مردمی با ارگانها، نهادها، سازمانها، مؤسسات ملی، و نهادهای بین المللی ارتباط گرفته و یا مذاکره نماید.

6.                  دبیرخانه هیات امنا برای انجام امور اداری هیات امنا و زیرنظر دبیر هیات امنا فعالیت خواهد نمود. دبیرخانه میتواند در صورت لزوم از خدمات سایر اعضای نهاد بهره مند شود.

7.                 آدرس ایمیل هیات امنا در اختیار رئیس و دبیر هیات امنا خواهد بود.

8.                  فعالیت دبیرخانه ای هیات امنا شامل پاسخگویی به مراجعین به هیات امنا، امور هماهنگی جلسات، تنظیم دستورجلسه ها، مکاتبات و ارتباط با اعضای هیات امنا می‏باشد.

9.                 اعضا هیات امنا که موردی را در دستور جلسه پیشنهاد می کنند می باید بهمراه دستور جلسه پیشنهادی گزارش توجیهی پیشنهاد خود را نیز ضمیمه نمایند. دبیر هیات امنا می باید این گزارشات توجیهی را بهمراه دستور جلسه به اعضای هیات امنا ارسال نماید.

10.             مکاتبات مربوط به روابط عمومی پس از طرح درهیات امنا و تصویب آن و مکاتبات مربوط به ارتباط با اعضا با امضای دبیر هیات امنا انجام خواهد شد مگر آنکه موردی با امضای دیگری در جلسه تصمیم گیری شده باشد.

11.            هیات امنا حداقل هرچهار ماه يکبار وضعيت قانونی نهاد را درکشورهای به ثبت رسيده مورد بررسی قرارميدهد تا ازقانونی بودن حضوروعمل نهاد درآن کشورها مطمئن گردد.

 

بخش سوم : مناسبات بيرونی 

1.                 رئیس شورای اجرائی ويا نماينده وی بايد حداقل هردوهفته يکبارويا براساس نياز به تشخيص هیات امنا گزارشی را درمورد کارهای اجرائی انجام گرفته وآنچه که دردوهفته آينده بايد صورت گيرد به صورت کتبی و یا شفاهی به حضورهیات امنا برساند.

 

2.                 هیات امنا هر سه ماه يکبار جلسه ميزگرد ومشورتی با تمامی اعضای شورای اجرائی نهاد برگزار مينمايد.

 

3.                 هیات امنا پس از دريافت و بررسی گزارشهای کتبی شورای اجرائی می تواند در صورت نياز مدیر دبيرخانه و یا دفتری  را به نشستی با هیات امنا دعوت کند . در صورت عدم حضور مدیر مربوطه ، بدون عذر موجه ، هیات امنا می تواند صلاحيت او را مورد بحث دوباره بگذارد و در صورت نياز و پس از اخطار به عدم صلاحيت او رای بدهد .

 

4.                  درتمامی مواردی که مربوط به روابط درونی ويا بيرونی هیات امنا ميگردد هر يک ازاعضای هیات امنا ويا هیات امنا بصورت گروهی ميتواند با اعضای نهاد ويا افرادی درخارج نهاد مشورت نمايد. اين مشورت وبويژه مشورت با افراد خارج ازنهاد نبايد به وجهه نهاد، امنيت، ويا حثيت نهاد ويااعضای آن آسيب وارد نمايد.

 

5.                 بررسی شایستگی داوطلبان بی مزد مدیران دبیرخانه ها و مسئولان واحدهای نهاد مردمی برای گزینش و یا تائید آنها، در جلسات دربسته صورت می گیرد ولی تمامی موارد استخدامی در صورت صلاحدید می تواند در جلسات آشکار مطرح گردد.

 

6.                 به درخواست حداقل۲ نفراز اعضای هیات امنا بررسی برکناری هریک از اعضای شورای اجرائی دردستور جلسه قرارميگيرد. به تشخيص هیات امنا اين بررسی ميتواند درجلسه دربسته انجام گيرد. درصورت کافی بودن شواهد برای درنظرگرفتن برکناری عضو شورای اجرائی بايد موارد نگرانی به صورت کتبی به وی ابلاغ وحداقل يک مهلت يک هفته ای برای پاسخگوئی به  صورت کتبی و شفاهی به وی داده شود. پس ازطی اين مرحله هیات امنا برای تصميم گيری نهائی ميتواند وارد شورشود. تصميم هیات امنا با رائ موافق ۳ عضو نهائی وبه اجرا گذاشته ميشود.

 

7.                 در مواردی که به تشخيص هیات امنا ادامه خدمت عضو شورای اجرائی صدمات جبران ناپذیری به موجودیت و روند مدیریت نهاد مردمی وارد می سازد رعایت مهلت یک هفته بالا لازم نیست.

 

8.                 درصورت تصميم به برکناری عضو شورای اجرائی اين تصميم بتوسط رياست هیات امنا بصورت کتبی به وی و سایر اعضای شورای اجرائی ابلاغ ميگردد.

 

9.                 همزمان با برکناری هریک از اعضای شورای اجرائی، شورای اجرائی بطور موقت و یا دائم فرد ديگری را مشخص مينمايد که وظايف عضو برکنارشده را انجام دهد.

 

10.            درصورت تصويب انحلال نهاد پس ازاجرا وتوجه به تمامی موارد مندرج درآئين نامه مصوب نهاد مردمی دراين مورد رياست هیات امنا اقدام به انحلال قانونی نهاد نموده وتمامی موارد انحلال قانونی ومالی زيرنظرمستقيم هیات امنا بايد انجام گرفته وصحت انجام آن ازسوی دفتروکالت نهاد مورد تائيد قراربگيرد.

 

 

بخش چهارم : تغييرات درآئين نامه هیات امنا

 

1-                درخواست تغيير درآئين نامه داخلی هیات امنا ميتواند به درخواست هريک ازاعضای هیات امنا دردستورجلسه قرار گيرد ولی بررسی آن درجلسه منوط به تائيد حداقل يک عضو ديگر ميباشد.

2-                تغييرات مصوبه بايد به بخش آرشيو نهاد مردمی گزارش وبايگانی گردند تا تاريخچه روند تغييرات قابل پيگيری باشند.

 

الحاقات و اصلاح این آئین نامه در جلسه مورخ  ۱۶ فوریه  ۲۰۱۴ هیات امنا به تصویب رسید و از همان تاریخ لازم الاجرا می باشد.

بازگشت به ساختار